Datafortrolighedspolitikken fastlægger retningslinjer for, hvad der er fortroligt, hvem der må få adgang til disse oplysninger, hvad man må få adgang til, samt hvordan en eventuel opnået viden må anvendes.
Grønlands Statistik indsamler og bearbejder individoplysninger om personer og virksomheder. Disse oplysninger er fortrolige. Endvidere kan der i forbindelse med statistikproduktionen fremkomme oplysninger, der betragtes som værende fortrolige. Det kan være af-identificerede individdata, tabeller med høj detaljeringsgrad eller ikke offentliggjort statistisk materiale.
Sikringen af individoplysninger mod misbrug er af afgørende betydning for bevarelsen af den tillid i befolkningen og erhvervslivet, som er en nødvendig forudsætning for, at det bedst mulige datagrundlag kan være til rådighed for Grønlands Statistik og dermed en statistikproduktion til den grønlandske offentlighed af høj kvalitet. Hensynet til fortroligheden afvejes løbende som led i vurderingen Grønlands Statistiks muligheder for at imødekomme legitime brugerbehov og dermed opfylde sine forpligtelser som central statistikmyndighed på en effektiv og omkostningsbevidst måde.
Ved fastlæggelsen af en datafortrolighedspolitik for Grønlands Statistiks virksomhed er der sket en afvejning af følgende forhold:
-
sikring mod misbrug af oplysninger om enkeltpersoner og virksomheder
-
imødekommelse af behovet for detaljeret statistik samt data til forsknings- og
udredningsprojekter
-
hensigtsmæssig organisering af data med henblik på en rationel databehandling
ved anvendelsen i statistikproduktionen
-
ligestilling af statistikbrugerne ved offentliggørelse af statistik og adgang
til mikrodata
Lov om behandling af personoplysninger (som forventes sat i kraft i Grønland i 2016) nævner specifikt visse typer af oplysninger som (særligt) fortrolige, nemlig de såkaldt følsomme oplysninger. Det drejer sig om oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold. Disse oplysninger må dog gerne behandles med henblik på statistik.
Grønlands Statistik må ikke registrere oplysninger om politiske forhold på en sådan måde, at de kan henføres til bestemte personer.
Grønlands Statistiks behandling af fortrolige oplysninger er anmeldt til Datatilsynet i overensstemmelse med bestemmelserne i gældende lovgivning.
Reglerne indebærer, at kun medarbejdere i Grønlands Statistik har adgang til direkte identificerbare individoplysninger, og det er kun i et omfang og til formål, som er arbejdsmæssigt begrundede. Medarbejderne er pålagt tavshedspligt og bliver ved ansættelsen gjort bekendt med de generelle bestemmelser i lov om sagsbehandling i den offentlige forvaltning og kriminalloven.
Afidentificerede individoplysninger (mikrodata) betragtes som fortrolige, hvis oplysningernes art og sammensætning muliggør indirekte identifikation, eller hvis et senere anvendt individløbenummer kan omsættes til den oprindelige identifikation. Behandlingen af sådanne oplysninger er derfor underlagt de samme regler som gælder for identificerbare oplysninger.
Afidentificerede mikrodata kan stilles til rådighed for forskningsprojekter samt lovforberedende arbejde gennem en fjernadgang til datasæt lagret i Grønlands Statistik. Det sker under Grønlands Statistiks forskerordningeller ved særlig aftale mellem Grønlands Statistik og en anden myndighed om analyser og konsekvensberegninger på udvalgte områder. Begge situationer er omfattet af bestemmelser om tavshedspligt i loven om sagsbehandling i den offentlige forvaltning og kriminalloven.
Grønlands Statistik videregiver som hovedregel oplysninger i form af tabeller. Kravene til detaljeringsgrad betyder, at der kan forekomme genkendelige enkeltobservationer. Er der herved mulighed for at opnå ny viden om en person eller en virksomhed, skal der diskretioneres, hvilket betyder udeladelse, gruppering eller anden form for sløring af observationen på en sådan måde, at den ikke kan udledes af tabellens øvrige indhold eller via andre tabeller.
Offentlige myndigheder har dog i princippet ikke krav på anonymitet i statistikkerne, da det er et væsentligt led i et demokratisk samfund, at borgerne har adgang til information om, hvordan myndighederne fungerer.
Tilsvarende har offentlige myndigheder ikke krav på anonymitet i de mikrodata, som stilles til rådighed for forskningsbrug. Adgang til oplysninger, der kan henføres til bestemte offentlige myndigheder (fx skoler, gymnasier, universitet, sygehuse), kan derfor gives i projekter, hvor der foreligger en saglig begrundelse herfor.
Offentligt ejede aktieselskaber har i udgangspunktet samme krav på anonymitet som privatejede aktieselskaber. De offentligt ejede selskaber har imidlertid ofte monopol eller en dominerende stilling indenfor sagområder, hvor der er en åbenlys offentlig interesse i adgang til statistiske oplysninger, eksempelvis indenfor telekommunikation, passager- og godstransport og udlejning af lejeboliger. På disse områder kan der offentliggøres statistiske oplysninger, der kan henføres til enkelte selskaber, i det omfang, det er aftalt i koncessionsbetingelserne, eller hvor Selvstyret som ejer anmoder om disse statistikker. De nettostyrede virksomheder indenfor lufthavnsvæsen og energiforsyning er omfattet af de samme regler som øvrige offentlige myndigheder.
Grønlands Statistik videregiver ikke fortrolige oplysninger. Det kan dog i overensstemmelse med den gældende lovgivning og efter Bestyrelsens beslutning finde sted i følgende tilfælde:
Ved udveksling af oplysninger:
-
med Danmarks Nationalbank
-
med nordiske landes Nationale Statistikkontorer til brug ved
forskningsprojekter
-
som led i et formaliseret samarbejde om produktion af konkrete statistikker med
en anden myndighed.
Med udgangspunkt i disse regler træffer Statistikchefen beslutning og orienterer bestyrelsen om beslutningen senest på det følgende bestyrelsesmøde.
Tabelmateriale og anden statistik samt alle udkast til artikler i publikationer fra Grønlands Statistik er fortrolige indtil offentliggørelsestidspunktet. Eventuelle samarbejdspartnere forpligter sig til at behandle tilegnet viden som fortrolig efter samme regler som ansatte i Grønlands Statistik. Tilsvarende gælder tekster til alle øvrige udgivelser fra Grønlands Statistik. Efter offentliggørelse af den endelige statistik er samtlige udkast fortsat fortrolige.
Som hovedregel er talmaterialet vedrørende en statistik frigivet til offentliggørelse, når hovedresultatet er offentliggjort. Det detaljerede talmateriale kan således stilles til rådighed for personer og myndigheder uden for Grønlands Statistik. Er materialet videregivet én gang, skal det ved forespørgsel gives til alle. Der skal således være tale om “lighed for tallene”.